1. Identificação
A Docniza é operada por DOCNIZA TREINAMENTOS E INTERMEDIAÇÕES LTDA, CNPJ 59.863.694/0001-33, site docniza.com.br e contato institucional contato@docniza.com.br. O canal oficial de privacidade é privacidade@docniza.com.br. Não é divulgado nome de encarregado sem designação formal.
2. Papéis na LGPD
A Docniza é controladora dos dados necessários à conta, assinatura, suporte, segurança e relacionamento com o usuário. O cliente é controlador dos dados de seus clientes, contatos e colaboradores. Ao tratar esses dados para fornecer as funcionalidades contratadas, a Docniza atua como operadora, seguindo instruções lícitas do cliente.
3. Dados tratados
- Cadastro, contato, autenticação, perfil, empresa, assinatura e preferências.
- Clientes, contatos, equipe, Ordens de Serviço, agenda, pipeline e histórico operacional.
- Lançamentos financeiros, cobranças, contas, conciliações e dados necessários a Recebimentos.
- Documentos de credenciamento, comprovantes, PDFs, XMLs, imagens, fotos, logos e anexos.
- IP, sessão, dispositivo, logs, eventos de uso, cookies essenciais, auditoria, suporte e segurança.
4. Fontes
Recebemos dados do titular, do administrador da conta, de membros autorizados, de terceiros inseridos pelo cliente e de fornecedores integrados quando uma funcionalidade é usada. Também geramos registros técnicos durante o uso.
5. Finalidades
Tratamos dados para prestar o serviço, autenticar usuários, executar rotinas, processar assinatura e recebimentos, comunicar eventos transacionais, atender suporte, prevenir fraude e abuso, cumprir obrigações, auditar operações e melhorar a plataforma.
6. Bases legais
Conforme a finalidade e o contexto do tratamento, podemos utilizar as bases legais previstas na LGPD, incluindo execução de contrato ou procedimentos preliminares, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, prevenção à fraude e segurança do titular, legítimo interesse quando aplicável e consentimento quando exigido.
Outras bases previstas em lei, como proteção do crédito, somente serão utilizadas quando efetivamente aplicáveis ao tratamento específico.
7. Dados de terceiros
O cliente deve ter base legal para inserir dados de terceiros, prestar as informações cabíveis, respeitar seus direitos e limitar o cadastro ao necessário. A Docniza coopera dentro dos limites técnicos, contratuais e legais.
8. Dados financeiros e operacionais
Valores, previsões, receitas, despesas, cobranças, status e conciliações são tratados para organizar a atividade do cliente. O usuário deve conferir informações relevantes e cumprir suas obrigações.
9. Documentos, fotos e anexos
Arquivos podem ser validados, redimensionados, comprimidos, convertidos ou ter metadados removidos. O acesso é limitado por permissão e finalidade. Arquivos inseguros ou incompatíveis podem ser recusados. A versão original bruta pode não ser mantida quando houver processamento informado.
10. Compartilhamento
Compartilhamos somente os dados necessários com fornecedores de infraestrutura em nuvem, armazenamento, autenticação, comunicação, suporte, segurança e pagamentos, que podem atuar como operadores, suboperadores ou controladores independentes conforme o serviço; com assessores sujeitos a confidencialidade; ou com autoridades quando exigido.
Quando um fornecedor atuar como operador ou suboperador, buscamos estabelecer obrigações compatíveis com a natureza do tratamento, as instruções aplicáveis e as exigências legais. A Docniza mantém suas responsabilidades nos limites do papel que desempenha em cada operação. Não vendemos dados pessoais.
11. Assinaturas, cobranças e pagamentos
Dados necessários podem ser enviados ao provedor que processa a operação, previne fraude e cumpre obrigações. Ele pode atuar como controlador independente. A Docniza não armazena deliberadamente dados completos de cartão quando o preenchimento ocorre na infraestrutura do provedor.
13. Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas razoáveis, como controle de acesso, comunicação protegida, validações, logs, gestão de backups e resposta a incidentes. As medidas são avaliadas conforme a natureza dos dados, o contexto do tratamento, os fornecedores envolvidos e os riscos identificados.
Nenhum sistema é absolutamente imune; incidentes são avaliados e comunicados quando a lei exigir. Essas medidas não representam garantia de invulnerabilidade ou disponibilidade ininterrupta.
14. Infraestrutura e backup
A aplicação utiliza infraestrutura principal da DigitalOcean na região NYC1, em Nova York, Estados Unidos, com Ubuntu 24.04 LTS e PostgreSQL 16 autogerenciado. Arquivos, documentos e backups utilizam Cloudflare R2. Os buckets analisados operacionalmente foram informados com localização Eastern North America (ENAM); essa identificação geográfica não deve ser interpretada, por si só, como garantia contratual de país ou restrição jurisdicional.
Realizamos backup lógico automático diário do PostgreSQL, com validação de integridade e armazenamento no R2. Também mantemos backup físico do PostgreSQL com pgBackRest e arquivamento contínuo de WAL, armazenados em bucket privado no R2. Esses recursos permitem procedimentos de recuperação por ponto no tempo quando houver backup-base e cadeia íntegra de WAL disponíveis.
Essa capacidade não constitui promessa de recuperação instantânea, RPO, RTO, disponibilidade específica ou janela histórica mínima. Fotos, documentos e anexos ficam em armazenamento separado, com mecanismos distintos de proteção e recuperação, e não estão necessariamente abrangidos pelas mesmas rotinas de backup do PostgreSQL.
15. Recuperação
A recuperação de dados estruturados depende da disponibilidade e integridade dos backups físicos ou lógicos, da continuidade dos segmentos WAL quando a recuperação por ponto no tempo for necessária, da extensão do incidente e da análise técnica. Não é instantânea e pode restaurar um ponto anterior.
Arquivos são avaliados separadamente. Recomendamos cópias próprias de documentos e informações críticas.
16. Retenção e eliminação
Após cancelamento ou encerramento, os dados são mantidos por, no mínimo, 12 meses. O prazo pode ser maior para obrigações legais, regulatórias ou fiscais, prevenção de fraude, segurança, auditoria ou exercício regular de direitos. Depois, podem ser eliminados, anonimizados ou mantidos restritamente quando a lei autorizar. Não prometemos exclusão automática exatamente ao completar 12 meses.
17. Cancelamento e encerramento
O cancelamento não apaga dados imediatamente. O acesso pode permanecer até o fim do período contratado, salvo bloqueios justificados. O usuário deve organizar a exportação antes do fim do acesso.
18. Exportação e portabilidade
Exportação dos dados da conta
O fluxo de caixa possui exportação direta, com formatos que podem variar conforme o plano ou os recursos disponíveis.
Para outras informações, o titular ou administrador da conta poderá solicitar acesso ou exportação pelos canais disponibilizados pela Docniza. O atendimento dependerá da natureza dos dados, disponibilidade técnica, segurança e requisitos legais aplicáveis.
Nem todo dado, arquivo, foto, anexo, histórico ou configuração possui mecanismo de exportação direta ou pode ser disponibilizado no mesmo formato original.
Portabilidade de dados pessoais
A portabilidade prevista na LGPD será atendida quando aplicável, observadas a regulamentação da autoridade competente, os segredos comercial e industrial, a segurança das informações e os limites técnicos e legais pertinentes.
19. Direitos dos titulares
O titular poderá solicitar, nos termos da LGPD, confirmação da existência de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação quando aplicável, informações sobre compartilhamento, portabilidade nos termos da regulamentação, revogação do consentimento, oposição e revisão de decisões automatizadas, quando existentes.
A Docniza poderá solicitar informações adicionais para confirmar a identidade do requerente e poderá preservar dados quando houver outra base legal que justifique sua manutenção.
20. Transferências internacionais
A hospedagem principal envolve tratamento de dados nos Estados Unidos. O armazenamento Cloudflare R2 informado utiliza localização Eastern North America (ENAM), que abrange uma região geográfica e não equivale, por si só, a garantia de residência em um único país. Fornecedores de comunicação, segurança, suporte ou pagamentos também podem realizar tratamento fora do Brasil conforme a funcionalidade utilizada e seus subprocessadores.
Cada transferência internacional deverá possuir finalidade legítima e informada, hipótese legal de tratamento e mecanismo de transferência válido nos termos da LGPD e da regulamentação da ANPD. A Docniza manterá documentação dos mecanismos efetivamente adotados e disponibilizará informações sobre destinos conhecidos, duração, finalidade, compartilhamento, responsabilidades, medidas de segurança, direitos dos titulares e canais de atendimento, observados os segredos comercial e industrial.
21. Crianças e adolescentes
A Docniza não é destinada à contratação por menores de 18 anos. Se o cliente inserir dados de menores no contexto de sua atividade, deverá observar o melhor interesse e as exigências legais.
22. Contato e mudanças
Solicitações devem ser enviadas a privacidade@docniza.com.br. O titular também pode peticionar perante a ANPD, quando cabível. Podemos atualizar esta Política; a versão e a data vigentes serão informadas nesta página.
Esta Política é um aviso de privacidade e não transforma todo tratamento em consentimento. Quando a lei exigir consentimento específico, ele será solicitado separadamente. Consulte também os Termos de Uso.
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